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組織公司搬家 需要注意什么 怎么協調 ?
日期:2020-3-31 9:50:48    閱讀:
公司的搬遷對于企業來說意義重大,意味著公司要往更大、更好的方向發展。然而只有經歷過、組織過公司搬家的小伙伴們(一般是行政小伙伴們負責)才知道這不僅是一項體力活,更是一項腦力活,因為涉及到辦公位置選擇、裝修事宜、人員調配、物資運輸等等事情,復雜程度可想而知。這么重大的事情,應該需要注意哪些呢?今天小in和大家一起來聊一下!一、搬家準備工作搬家是一項繁雜又瑣碎的事,提前做好充分的準備,才能在搬家的過程中避免物品丟失、財務損壞、進出場不順利等等麻煩。1、找一家靠譜的搬家公司首先在確定需要搬家后,選好新的辦公地點后,以及確定搬家時間后,在正式搬家前1-2周就應該確定好搬家公司。除非是幾個人的小型辦公室搬遷,沒有什么辦公物品,一車連人帶東西就能全部搞定,一般大辦公室遠距離搬家,找一家靠譜的搬家公司一起來制定搬家計劃,更能省心省力省時間!
那么如何選擇一家靠譜的搬家公司?(1)選一家口碑好、大品牌的搬家公司在不知道哪家好的情況下,盡量找大品牌的搬家公司,可以同時找個兩三家進行比較,讓他們派人上門進行報價,或者出一下搬遷方案,考慮一下這些搬家公司是否有這方面搬遷經驗,斟酌一番再決定選擇哪一家。(2)身邊行政、hr同事推薦一般行政相關人員都會有自己的一些社群,可以通過別的行政推薦來選擇,因為搬家這件事相對來說頻率會高,而且時效性強,使用過一次服務后基本能看出這家搬家公司靠不靠譜,如果有使用過某加搬家公司后且認為服務不錯的情況下被推薦是值得參考的。(3)看搬家公司人員素質通過搬家公司人員上門報價也能看出一些端倪,如果人員素質不高,那么之后搬家過程遇到的問題可能會多。(4)是否能滿足你的各種需求這里小in要提醒一下,除了考慮搬家公司是否正規化,還要了解清楚搬家公司的車輛和人手是否夠使用,比如所有物品搬運需要幾輛車以及什么車,這點是非常重要的,避免因裝車不合理而帶來的額外損失。在和搬家人員溝通的時候,看他們能不能滿足你提的各種需求,可以結合他們以往的案例,挑選出誠信可靠的,而不是價格最便宜的——因為最便宜的價格,往往會付出更大代價。2、行政需提前準備好的相關工作(1)行政小伙伴一般會在搬家前先到新辦公樓勘察,此時需要按照領導指示來規劃員工們新辦公樓的部門辦公區域及工位安排(行政部確定部門區域,具體工位安排可根據部門內部協商),確定好后開始制定工牌;(2)確定大件物品在新辦公樓中的擺放位置,在平面圖上做好相關的記號;(3)收集好所有新辦公樓的鑰匙(包括門鑰匙、抽屜鑰匙、柜子鑰匙等),貼好標簽,以防之后會弄亂;(4)分別和新舊辦公地址的物業聯系,告知搬家時間,需要辦理出入證的則提前辦理;(5)提前安裝好新辦公區的電話和網絡問題。盡早測試,檢測時需要將每個接口都檢測到,網絡要保證有線無線連接都能夠使用,有問題能夠在搬家前解決,以便搬家后第一時間員工能正常工作;(6)做好各個環節中的突發事件的預案工作,如產品損壞,人員受傷等等,防微杜漸;(7)確定新辦公空間里的大件辦公用品及綠植、保潔等是租還是買。一般會根據公司規模來定,越是大公司,在資金十分充足的情況下,購買是比較合適的;一般普通公司及小型公司,我們推薦大家用租賃的方式,租賃的好處是量少也可以,例如一臺電腦、一臺打印機等都可以租賃,比較靈活,而且有專人維修,保養,不用花費太多心思在這項工作上面,而且可以隨時退租,不用考慮太多成本壓力。3、及時告知員工通知員工搬家相關事宜計劃確定了以后,就要告知員工了~可以在搬遷前幾周給員工發送郵件,讓員工對搬家流程及陌生的辦公區域有一個了解。行政需要在這個時間段準備裝修指南:聯系每個部門的部門助理,通過郵件等方式確定每個部門分別需要幾個打包箱、幾卷膠卷等一些常用搬家物品,以及提醒員工提前處理不需要的物品,盡量減少需要搬家的東西。包括什么時間領取包裝箱等相關提示,告知搬家時搬家公司負責打包的項目說明、員工需自行打包的說明及搬家工作小組聯系方式。把搬家的流程都寫清楚了,更能保障后續工作有條不紊的進行!二、 搬家當天工作前期的所有準備工作都是為了搬家這一天,這是最關鍵的一環,行政小伙伴們需要關注到每個細節,面面俱到,才能保證搬遷工作的順利完成。物資圓滿到齊,員工順利找到自己的位置,如期完成搬家,盡快入駐上班。搬家當天最容易出現問題的地方是物品的丟失,如果沒有提前把控好搬家的規劃與流程,物品丟失將是一件大概率會發生的事。為了避免損失,搬家過程中需要注意以下幾點:1、一定要做好全程監督的工作:無論搬家公司多么可靠,這項工作還是需要公司有人親自監督、例如每個搬家車都要跟著固定的負責人等。2、每個部門舊址和新區都要安排負責人:在老辦公區的負責人,需要協助行政人員確認好搬家所有的物品數量和現場協調;新辦公區的負責人,隨時和搬家公司聯系,對接所有新區事宜,在指定的區域等待所有物品,確認數量以及檢查是否損壞等,有問題及時和老辦公區或者行政人員聯系。3、所有物品按照部門劃分:每個部門負責搬家的主要同事記住自己部門打包了多少箱子的物品,例如市場部有50箱需要搬家公司搬運的東西,那么盡量保證他們裝在一個車上,搬家的車子需要在特定時間節點裝車、指定位置下放物品、安排專人指定位置對接,缺一不可。4、關于電腦等貴重辦公用品搬運:如果是筆記本電腦,盡量讓大家自行帶走,但是有的像設計師,每個人都有兩個臺式顯示屏,自己搬不走的情況下需要封箱搬運,那么應該如何去做:(1)需要跟搬家公司簽訂保額協議(例如電腦屏幕問題,在裝箱之前是好好的,但是到達新的辦公地址開箱檢查的時候是壞的,那這個時候后果應該由裝修公司承擔);(2)將所有易碎易壞等物資放在一起:在這些物品包裝箱上寫上“小心、勿壓、輕放”等字樣,這樣做的好處是搬家公司員工在裝卸載時會格外小心,不會很粗魯的對待;三、搬家結尾工作1、分定金+尾款的方式付款給搬家公司一般我們不建議一次性給搬家公司付清所有費用,而是按照節點來付款:一般前期保障金交10%、搬家結束當天交款50%、搬家結束后3天,等待相關人員確定不丟失物品后付尾款的30%-40%,這么做的好處是出現問題不會太被動。2、入駐活動舉辦類似于一些暖房趴的暖心小活動可以讓員工盡快融入其中,因為搬家或多或少會讓同事們內心有些不習慣,不管是周遭的環境也好還是位置等等,暖房的活動能夠帶動大家情緒,也從側面展示公司文化。3、辦公室位置相關工作調整及時更新公司網站、招聘地址修改、位置更新等。搬家是個技術活!一定要細心細心再細心哦!


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